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Quali sono gli Strumenti per lo Smart Working?

In questo periodo difficile, siamo stati tutti (o quasi) costretti a ricorrere allo Smart Working. Per alcuni imprenditori questo non è stato un problema, lavorando già da tempo online o con collaboratori esterni, ma per chi si trova dall’oggi al domani a doversi improvvisare mago del computer la transizione è stata un bel po’ più violenta.

Per aiutarti a organizzare l’azienda in questo momento di crisi e ad incrementare l’efficienza e l’efficacia del tuo team, abbiamo scelto di parlare di 3 strumenti di marketing da integrare nel tuo lavoro di tutti i giorni.

Strumento per lo Smart Working 1 – GOOGLE CALENDAR

Partiamo dal primo strumento, sicuramente il più famoso e utilizzato di questa lista: Google CalendarIn che modo Google Calendar può aiutarti ad organizzare la tua azienda? Principalmente grazie alla sua versatilità: Google Calendar permette di tenere organizzati in diversi calendari gli impegni collegati ai vari team di sviluppo, gli eventi live e online, le riunione e chi più ne ha più ne metta.

Di seguito ti spiego come creare diversi calendari e condividerli coi tuoi collaboratori, e quali calendari potresti creare da subito per la tua azienda.

  1. Collegati su https://calendar.google.com/calendar/
  2. Dal menù a sinistra, naviga fino a Altri Calendari e premi sul “+
  3. Clicca su “Crea Nuovo Calendario
  4. Inserisci Nome, Descrizione, Fuso Orario e poi clicca su “Crea Calendario

 

Il tuo calendario comparirà ora sempre nel menù a sinistra: ora tutte le volte che aggiungi un evento puoi decidere a che calendario assegnarlo. Per condividere questo calendario con i tuoi collaboratori:

  1. Sposta il cursore sopra al calendario e clicca sull’iconcina con i 3 pallini che compare
  2. Clicca su “Impostazioni e Condivisione”
  3. Naviga fino a “Condividi con persone specifiche” e inserisci le e-mail @gmail dei tuoi collaboratori per far sì che anche loro possano vedere gli eventi. Puoi anche permettergli di aggiungerne o modificarne.

Ovviamente chi è presente in più calendari ha la possibilità di mostrarli e nasconderli a suo piacimento, in modo da non ritrovarsi sommerso da eventi che in un dato momento non ci interessa verificare.

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Ecco un altro paio di consigli che voglio lasciarti prima di passare al prossimo strumento di marketing:

  1. Imposta le notifiche degli eventi importanti – quando crei un evento, puoi cliccare sul pulsante “altre opzioni” per impostare una (o più)  notifica personalizzata: in questo modo ti assicuri di non scordarti gli avvenimenti e le riunioni più importanti.
  2. Imposta eventi ricorrenti – se sai che tutte le settimane hai la stessa riunione sempre alla stessa ora, non hai bisogno di aggiungerla manualmente tutte le volte: sempre dal pulsante “altre opzioni”, poco sotto alla casella dove inserire il titolo dovresti vedere un pulsante grigio con su scritto “non si ripete”.Cliccandoci sopra hai la possibilità di impostare ogni quanto quello stesso evento sarà presente sul tuo calendario.

Quindi mettiti Google Calendar tra i preferiti, scaricati la relativa app, imposta i calendari di cui hai bisogno e condividili coi tuoi collaboratori!

Strumento per lo Smart Working 2 –  WHEREBY

Quando si parla di strumenti per lo smart working e di organizzare la propria azienda online, una delle prime cosa da definire è dove potersi sentire e vedere per fare riunioni e lavorare insieme. Lo strumento che vogliamo consigliarti, e che utilizziamo noi stessi, si chiama Whereby.  Whereby è un programma estremamente semplice e intuitivo per fare videoconferenze. Potrai creare gratuitamente un account e otterrai il tuo link personale da mandare a chiunque tu voglia far partecipare alla videochiamata.

Uno dei vantaggi di whereby è che per accedere alla tua stanza non è necessario creare account o scaricare nulla sul computer, quindi è molto pratico anche per appuntamenti veloci con clienti nuovi. La versione gratuita di Whereby permette di creare una singola stanza che può contenere fino a 4 persone: probabilmente questo sarà sufficiente per i business più piccoli o per invitare velocemente un cliente a dialogare con noi in videochiamata. Se necessiti di qualche funzionalità in più o di stanze più grandi, sono disponibili due versioni a pagamento mensile.

Strumento per lo Smart Working 3 – TRELLO

Arriviamo ora allo strumento forse meno conosciuto ma non per questo meno valido… anzi, tutto il contrario!

Trello è un’applicazione online estremamente versatile e personalizzabile per la gestione del tempo e l’organizzazione dei compiti e permette di pianificare, gestire e monitorare i lavori dell’azienda.Ovviamente, la sua versatilità rappresenta anche il punto debole di Trello: qual è il modo giusto di impostare il tutto? Per aiutarti a trovare una configurazione pratica ed efficace, ti voglio spiegare come lo utilizziamo noi!

Partiamo dall’organizzazione gerarchica del programma:

  1. Il “contenitore” più grande si chiama Gruppo. All’interno sono contenuto più Bacheche. Puoi creare gruppi diversi per tenere separati i lavori di aziende diverse o di progetti più complicati che richiedono un maggiore livello di dettaglio.
  2. Ogni Bacheca può essere usata per organizzare i diversi reparti o gruppi di lavoro (ad esempio, potresti impostare una bacheca “Marketing”, una bacheca “Amministrazione” e una bacheca “Commerciale”)
  3. All’interno di una bacheca, la divisione avviene per Liste. Consigliamo di crearne quattro per ogni bacheca:
    1. Da fare” deve essere la prima lista, dove andranno inserite tutte le nuove attività
    2. In lavorazione” dove spostare le attività nel momento si è cominciato i lavori su di esse
    3. In attesa”: puoi spostare le attività qui se devi attendere un’approvazione o il completamento di un’altra attività
    4. Fatto” deve essere la lista di destinazione finale di tutti i task. Sarà necessario, una volta confermato che il lavoro sia stato effettivamente svolto, eliminare le schede per evitare un “sovraffollamento”.
  4. L’elemento più piccolo di Trello si chiama Scheda, che rappresenta la singola attività da svolgere. All’interno di una scheda è possibile aggiungere una data di consegna, una descrizione, allegare file, mettere checklist e molto altro!

Tutti le schede devono essere organizzati per Urgenza e per Importanza. All’interno di Trello, questi due indicatori possono essere impostati rispettivamente inserendo la data di scadenza di tutte le schede e aggiungendo un’etichetta colorata (noi consigliamo di attribuire il verde alle cose non importanti, il giallo per le cose importanti e il rosso per le cose molto importanti). In seguito le si può ordinare dall’alto verso il basso nell’ordine che vedi nello schema (dando quindi la priorità ai task urgenti e importanti, che saranno in cima alla lista)

Trello è molto efficace anche per la gestione dei task a livello personale: per farlo consigliamo di creare una Bacheca personale per ogni utente (tu compreso!). Soprattutto se hai la necessità di seguire più progetti o più aziende diverse, è importante poter avere un “calderone” in cui avere sott’occhio tutti i tuoi impegni.

Ti consiglio di impostare questa bacheca in maniera diversa, impostando una lista per ogni giorno della settimana. Dedica un momento all’inizio della settimana per copiare le schede relative alle attività di cui devi occuparti e distribuirle attraverso i giorni a tua disposizione (su Trello è possibile copiare una scheda e tutti i suoi contenuti con un singolo click!).

CONCLUSIONE

Al giorno d’oggi, il web è pieno di strumenti per lo smart working che possono essere utili, ma la prima cosa da ricordare è quella di non disperdersi: scegli pochi strumenti (buoni) che aiutino te e il tuo team con il lavoro di tutti i giorni.

Keep Moving Forward!

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%%title%% ultima modifica: 2020-05-06T15:55:59+00:00 Strumenti per lo Smart Working? In questo periodo difficile, siamo stati tutti (o quasi) costretti a ricorrere allo Smart Working. Per alcuni imprenditori .. da Thomas